Fechamento contábil anual da clínica: o que organizar em novembro

O fechamento contábil anual da clínica não começa em janeiro, quando o contador pede os documentos que faltam. Começa em novembro, enquanto ainda dá tempo de corrigir um lançamento, pedir um extrato ou ajustar uma rotina antes de o exercício terminar. Para uma clínica com vários profissionais, convênios, repasses e equipe própria, é esse intervalo que define se o balanço de 2026 vai retratar a operação ou apenas cumprir uma formalidade.

Na clínica que fatura de R$ 80 mil a R$ 500 mil por mês, o fechamento deixa de ser assunto só do contador: é dele que saem as contas que os sócios aprovam, a base para distribuir lucros e os números que o banco pede na hora do crédito. A seguir, o que a lei espera do encerramento do exercício e um checklist, por blocos, do que organizar ainda em novembro.

O que a lei espera do encerramento do exercício

O ponto de partida está no Código Civil. Nas sociedades limitadas, o art. 1.065 determina que, ao término de cada exercício social, sejam elaborados o inventário, o balanço patrimonial e o balanço de resultado econômico. O art. 1.078 prevê que a assembleia dos sócios se realize ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício, para tomar as contas dos administradores e deliberar sobre esses balanços. Nas sociedades simples, o art. 1.020 obriga os administradores a prestar contas justificadas aos sócios e a apresentar, todo ano, o inventário, o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

A legislação tributária acrescenta exigências conforme o regime. No Lucro Presumido, a Lei nº 8.981/1995, art. 45, manda manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, Livro Registro de Inventário com os estoques existentes no término do ano-calendário e a guarda dos documentos que serviram de base à escrituração. O parágrafo único afasta a primeira exigência, na lei tributária, para quem mantiver livro Caixa com toda a movimentação financeira, inclusive bancária. No Simples Nacional, a Lei Complementar nº 123/2006 permite a contabilidade simplificada (art. 27), exige a guarda dos documentos que fundamentaram a apuração (art. 26, II) e prevê uma declaração anual de informações socioeconômicas e fiscais (art. 25).

Checklist do fechamento contábil anual da clínica: receita e caixa

Notas fiscais e produção

• Conferir se toda a produção de 2026 tem nota fiscal emitida e se as notas canceladas estão de fato canceladas no sistema da prefeitura ou no emissor
• Para a clínica optante pelo Simples Nacional, verificar se as notas de serviço estão saindo pelo Emissor Nacional: segundo a Receita Federal, a Resolução CGSN nº 191/2026 passou a exigir a NFS-e de padrão nacional das empresas do Simples a partir de 1º de novembro de 2026
• Separar a produção por profissional e por forma de pagamento, abertura que permite conferir repasses e recebíveis

Convênios e valores a receber

• Listar, por operadora, o que foi faturado e ainda não foi pago, com a data de cada lote
• Separar as glosas em três grupos: em contestação, revertidas e definitivas. As definitivas precisam de decisão contábil antes do fechamento, para que o balanço não carregue um valor a receber que não vai entrar
• Conferir se o que cada operadora informa ter pago bate com o que entrou no banco

Bancos, cartões e repasses

• Conciliar contas bancárias e maquininhas, incluindo antecipações, e pedir ao banco o saldo devedor de cada financiamento
• Fechar a conta de repasses: produção de cada profissional, repasses já pagos no ano e saldo a pagar em 31 de dezembro, que é uma obrigação da clínica e precisa aparecer como tal

Se a clínica fez a revisão de meio de ano, boa parte desse trabalho é atualização. O roteiro daquela etapa está no checklist de fechamento do 1º semestre para clínicas.

Folha, sócios e patrimônio: o que conferir antes de dezembro

Folha, 13º e provisões

A Lei nº 4.749/1965, art. 1º, fixa o pagamento do 13º até o dia 20 de dezembro, compensado o adiantamento. No fechamento, vale conferir adiantamentos pagos, saldo a pagar, férias vencidas e encargos, para que tudo esteja registrado no ano a que pertence, e refazer com os números reais a conta do Fator R, se a clínica do Simples depende dela. O efeito do 13º sobre caixa e encargos está detalhado no artigo sobre o impacto tributário do décimo terceiro.

Pró-labore, lucros e contas dos sócios

Toda retirada feita pelos sócios em 2026 precisa estar classificada: pró-labore, lucro distribuído, empréstimo ou despesa que não era da clínica. No Simples, a Lei Complementar nº 123/2006, art. 14, §§ 1º e 2º, limita o valor de lucros distribuídos com o tratamento previsto naquele artigo quando a empresa não mantém escrituração contábil que evidencie lucro maior. Além disso, desde janeiro de 2026 a Lei nº 15.270/2025 prevê retenção de imposto de renda na fonte quando a mesma pessoa jurídica paga à mesma pessoa física lucros e dividendos acima de R$ 50.000,00 em um mesmo mês. Como cada regra se aplica à sua clínica é assunto para tratar com o contador antes da última distribuição do ano.

Materiais, equipamentos e contratos

• Programar a contagem de materiais e medicamentos para o último dia útil do ano, já que o inventário faz parte do encerramento
• Listar os equipamentos comprados, vendidos ou baixados em 2026, com as notas fiscais
• Reunir os contratos vigentes: aluguel, financiamentos, convênios e prestadores

O limite do Simples e as decisões de 2027 que têm data

A Lei Complementar nº 123/2006, art. 3º, II, fixa em R$ 4.800.000,00 a receita bruta anual máxima da empresa de pequeno porte. Uma clínica que fatura R$ 400 mil por mês chega a esse valor em doze meses. Por isso, o checklist de novembro inclui somar a receita de janeiro a outubro e projetar os dois meses restantes. As consequências de ultrapassar o limite variam conforme o tamanho do excesso (art. 31, V) e devem ser avaliadas com o contador assim que a projeção indicar o risco.

Sobre o regime de 2027, o calendário em novembro é este:

• As opções para 2027 já se encerraram: a do Simples Nacional em 15/10/2026 e a do regime regular de IBS e CBS em 30/10/2026
• Quem fez uma dessas opções e refez a conta pode cancelá-la de 3/11 a 20/12/2026, em caráter irretratável, conforme a Resolução CGSN nº 194/2026. Os critérios estão no artigo sobre o cancelamento da opção pelo Simples
• A clínica que já é optante e avalia deixar o Simples em 2027 segue outro caminho: a exclusão por comunicação, por opção, prevista na Lei Complementar nº 123/2006, art. 30, I, que não se confunde com o cancelamento. A Lei Complementar nº 227/2026 mexeu nas regras de efeito dessa comunicação: confirme prazo e efeito com o contador antes de decidir
• No Lucro Presumido, a opção de 2027 é manifestada com o pagamento da primeira ou única quota do imposto do primeiro período de apuração (Lei nº 9.430/1996, art. 26, § 1º)
• Em março de 2027 há nova janela para o regime regular de IBS e CBS, com efeito no segundo semestre

Nenhuma dessas decisões se toma bem sem os números do ano fechados. O artigo sobre a análise tributária do balanço de 2026 mostra como usar o fechamento para comparar regimes.

Fechar bem 2026 é começar 2027 com números confiáveis

O contador fecha o que a clínica documenta: o que não foi conciliado em novembro vira estimativa depois. Um fechamento organizado mostra aos sócios quanto a clínica de fato ganhou, sustenta a distribuição de lucros e dá base para as decisões de regime. A MARJUHH tem um plano pensado para empresas que faturam de R$ 80 mil a R$ 500 mil por mês, e o trabalho começa por um diagnóstico da contabilidade da clínica.

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