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Você tem até 30 de setembro de 2026 para decidir qual regime tributário quer para sua empresa em 2027. Mas essa decisão não sai do nada — vem de documentos. Números. Realidade do seu negócio.
Se você começar a procurar por esses documentos no último dia, pode ter certeza de que vai errar ou não conseguir fazer a escolha certa. Por isso a MARJUHH preparou um checklist prático — tudo que você precisa juntar agora para estar pronto em setembro.
Vamos lá: pega uma caneta, marca o que você já tem, e começa a procurar o que falta. A maioria dos documentos está em seu computador, telefone ou e-mail. Só precisa organizar.
Seu checklist
pronto em 1 minuto
A MARJUHH entrega e-book com checklist downloadável, simulação pré-preenchida e prazos
Seção 1: Documentos da empresa (básico)
| Documento | Onde encontrar | Para quê | ✓ Tem? |
| Contrato social (ou alterações recentes) | Pasta de arquivos / servidor contábil / e-mail | Confirmar data de abertura, ramo de atividade, sócios | — |
| Certificado de regularidade (CNPJ ativo) | Site da Receita Federal ou e-mail do contador | Comprovação de que empresa está ativa e pode fazer opção | — |
| Comprovante de filiação ao Simples Nacional | Portal do Simples Nacional ou e-mail da Receita | Confirmar que você está dentro do Simples (pré-requisito) | — |
| Últimos 3 RPA/GFIP emitidos | Sistema de folha de pagamento ou portal e-social | Provar que a empresa está filiada corretamente ao regime | — |
Seção 2: Faturamento (últimos 12–24 meses)
Esse é o coração da simulação. Sem esses dados, nada funciona.
| Documento | Onde encontrar | Para quê | ✓ Tem? |
| Fechamento de faturamento (mês a mês) | Sistema de vendas / NF-e (Sefaz-PE) / conta bancária | Saber o faturamento real dos últimos 24 meses (base para simulação) | — |
| Recibos de receita (nota fiscal eletrônica) | Portal do NF-e ou sistema interno | Comprovar faturamento (Receita Federal pode pedir) | — |
| Demonstrativo de vendas / receita bruta | Relatório do sistema de vendas ou do contador | Separar receita por categoria (se vende + aluga, por exemplo) | — |
| Devoluções e cancelamentos (registro) | Livro de apuração do Simples ou controle interno | Reduzir o faturamento bruto aos números reais | — |
| Planilha de comparativo anual (2025 vs 2026 até agora) | Criar agora (ou pedir ao contador) | Ver se há crescimento ou redução de faturamento (afeta simulação) | — |
Seção 3: Folha de pagamento (últimos 12 meses)
Essencial para calcular o Fator R e validar se você está no anexo certo do Simples.
| Documento | Onde encontrar | Para quê | ✓ Tem? |
| Folha de pagamento (últimas 12) | Sistema de RH / portal e-social / arquivo PDF | Calcular total de salários + encargos para o Fator R | — |
| GFIP consolidada (12 meses) | Portal e-social / sistema de folha | Confirmar contribuições ao INSS (parte do Fator R) | — |
| Pró-labore dos sócios (registro) | Folha de pagamento + contabilidade | Incluir na folha formal (aumenta Fator R, pode reduzir alíquota) | — |
| Contratos de trabalho atualizados | Arquivo de RH / servidor | Validar formalização de equipe (afeta recolhimento oficial) | — |
| Terceirizações formalizadas | Contratos + recibos de pagamento | Se há terceiro, precisa estar formalizado para contar no Fator R | — |
Fator R ficou
na dúvida?
A MARJUHH calcula e explica passo a passo como impacta sua alíquota
Seção 4: Composição de clientes (PJ vs PF)
Essa informação é crítica: se vende para empresa, o crédito de IBS/CBS aparece. Se vende para pessoa física, não.
| Documento | Onde encontrar | Para quê | ✓ Tem? |
| Relação de clientes principais | Sistema de CRM / e-mail / agenda | Saber quem são seus maiores compradores (PJ ou PF) | — |
| Percentual de faturamento PJ vs PF | Extrair do sistema de vendas ou calcular agora | Definir se regime híbrido faz sentido (só vale com 60%+ PJ) | — |
| Operações de exportação (se houver) | Planilha de vendas / notas fiscais / declaração de cliente | Exportação tem regime especial, não passa por CBS normal | — |
| Operações com órgão público (se houver) | Licitação / edital / contrato | Órgão público também pode ter regime diferente | — |
Seção 5: Custos e despesas operacionais (últimos 12 meses)
Margem é importante: se você tem 15% de margem, cada 1% de aumento de imposto dói muito mais que uma empresa com 40%.
| Documento | Onde encontrar | Para quê | ✓ Tem? |
| Custos de insumos / fornecedores (mês a mês) | Nota fiscal de entrada / extrato bancário | Calcular margem bruta (faturamento – custos) | — |
| Despesas fixas (aluguel, energia, telecom) | Contrato de aluguel / fatura de utilities / banco | Ver carga operacional (aumenta ou diminui com regime?) | — |
| Custos de contabilidade atuais | Fatura do contador / recibo | Comparar: regime híbrido custa mais contabilidade? | — |
| Custos de sistema/ERP | Contrato de software / fatura recorrente | Regime híbrido exige dois sistemas? Precisa upgrade? | — |
| Margem líquida calculada | Criar agora ou pedir ao contador | Saber se pode “absorver” custo extra do regime híbrido | — |
Seção 6: Situação fiscal atual (obrigações em dia)
| Documento | Onde encontrar | Para quê | ✓ Tem? |
| DAS paga em dia (últimas 3) | Comprovante de pagamento / banco | Comprovar que está em dia (pré-requisito para opção) | — |
| DARF paga em dia (últimas 3) | Comprovante de pagamento do Imposto de Renda | Validar conformidade fiscal (não pode ter débito) | — |
| Certidão de regularidade fiscal (negativa) | Site da Receita Federal ou e-mail do contador | Comprovar que não tem débito com governo | — |
| Consulta ao CNPJ (situação regular) | Site da Receita Federal | Validar status de atividade e filiação | — |
Débito com o governo
travando tudo?
A MARJUHH ajuda a regularizar e depois encaminha a opção de regime
Seção 7: Documentação para formalizar a opção
Essas não precisam estar prontas agora, mas você deve saber que precisará delas até 30 de setembro.
| Documento | Onde providenciar | Para quê | Prazo |
| Certificado digital (e-CNPJ) ativo | Fornecedor de certificado / contador | Formalizar opção no Portal do Simples (só vale com certificado) | Até 25/set |
| Parecer técnico do contador (assinado) | Contador / MARJUHH | Fundamentar a decisão tomada | Até 20/set |
| Cálculos de Fator R e simulações (arquivo) | Contador | Comprovar que decisão foi embasada em análise | Até 20/set |
| Aprovação de sócios (ata ou WhatsApp) | Reunião de sócios / e-mail | Validar que todos concordam com a escolha | Até 25/set |
| Protocolo de opção (recibo do portal) | Portal do Simples Nacional | Prova de que foi feita a tempo (arquivo para segurança) | Até 30/set |
Cronograma rápido: como usar esse checklist
Semana de 12–18 agosto
- Imprima ou copie esse checklist.
- Passe por cada linha e marque sim/não.
- Abra as pastas de documentos onde cada item deve estar (compartilhado no servidor, e-mail, conta bancária).
- Monte uma pasta chamada “Opção Reforma 2026” no seu Google Drive ou computador — jogue tudo lá.
Semana de 19–25 agosto
- Identifique o que está faltando.
- Se falta faturamento? Puxe do sistema de vendas ou banco.
- Se falta folha? Peça ao RH ou sistema de folha.
- Se falta percentual de clientes PJ? Conte manualmente ou peça ao CRM.
- Reúna tudo na pasta.
Semana de 26 agosto–05 setembro
- Leve a pasta para o contador (presencialmente ou por e-mail).
- Peça simulação nos dois cenários (Unificado vs Híbrido).
- Explique que você quer parecer técnico escrito, não só uma opinião.
Semana de 06–15 setembro
- Receba parecer do contador.
- Revise junto com sócios (se houver).
- Tire dúvidas com o contador.
- Decida: Unificado ou Híbrido?
Semana de 16–25 setembro
- Comunique a decisão ao contador.
- Validar que e-CNPJ está ativo.
- Contador formaliza opção no Portal do Simples.
- Receba recibo/protocolo.
Semana de 26–30 setembro
- Arquivo completo em pasta segura.
- Pronto para 2027 com decisão formalizada.
Perguntas frequentes sobre esse checklist
- Posso fazer esse checklist sozinho, sem contador?
Você consegue juntar os documentos sozinho (é tudo seu, afinal). Mas para interpretar os números e fazer a simulação, precisa de alguém técnico. Não é recomendado fazer a decisão sem parecer profissional.
- E se eu não tiver alguns documentos?
Nem todo documento é crítico. Se falta recibo de nota fiscal, mas você tem o faturamento no banco — funciona. Se falta contrato de terceiro, mas o terceiro está na folha GFIP — funciona. O importante é ter os números reais. Documente o que tiver e deixe o contador validar.
- Quanto tempo leva montar esse checklist?
2–4 horas se tudo estiver organizado. Se não estiver, até 1 dia. Deixar para última hora? Aí leva semanas de stress.
- O checklist precisa ser impresso?
Não, mas imprimir ajuda. Folha na parede + caneta é mais rápido que clicando em checkbox. Escolha seu método.
- Falta uma semana para setembro, ainda dá tempo?
Dá, mas é correria. Comece hoje. Cada dia que passa é um dia a menos para corrigir algo que pode estar errado.
Esse checklist é a diferença entre uma opção bem feita — com números, análise e segurança — e uma opção de última hora que você tira no chute. Baixe o e-book Contagem Regressiva com o checklist em PDF pronto para usar.
Fale com a MARJUHH Assessoria Contábil
Seu checklist pronto, mas não sabe por onde começar? A MARJUHH ajuda a montar a pasta e guia passo a passo:
- Telefone / WhatsApp: (81) 99769-8473
- E-mail: contato@marjuhh.com.br
- Endereço: R. Leonor Soares Pessoa, 15 – Imbiribeira, Recife – PE, 51170-600
- Atendimento: especializado e remoto (online) para todo o Brasil
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