Checklist opção Simples Nacional: 10 itens do contador para os últimos dias de setembro

Faltam apenas dias para o prazo de 30 de setembro de 2026, e ainda há contadores com clientes do Simples Nacional sem análise na carteira. O checklist opção Simples Nacional é exatamente o que você precisa para não deixar escapar nenhum detalhe. Não é burocracia; é o roteiro entre a decisão técnica e a opção de fato no Portal, com comprovante guardado.

A pressão real não vem de multa ou exclusão (quem não optar continua no Simples por dentro, sem penalidade). A pressão vem do custo de oportunidade: clientes que ganham com o regime híbrido de IBS e CBS precisam dessa decisão agora para aproveitar a partir de janeiro de 2027. Se você deixar passar, eles só conseguem o regime especial a partir de julho de 2027.

Neste artigo, você tem os 10 itens do checklist que o contador precisa cumprir para chegar ao 30 de setembro com a carteira decidida, os clientes alinhados e o comprovante em mãos.

Os 10 itens do checklist opção Simples Nacional

1. Carteira mapeada por perfil de venda

Antes de qualquer simulação, você precisa saber: quantos clientes você tem no Simples Nacional e qual é o perfil de venda de cada um? Divida em grupos: B2B (vende para outras empresas), B2C (vende ao consumidor final), misto e indústria/comércio com cadeia longa.

Por quê? O regime híbrido de IBS e CBS só faz sentido para quem vende para empresas no regime regular, porque a comprador aproveita crédito integral. Quem vende só para consumidor final (restaurante, varejo, serviço local) tende a ficar no Simples puro, sem penalidade.

Se você tem 150 clientes do Simples e 120 são B2C, já sabe que a maioria não vai se mexer. Foque os últimos dias nos 30 que importam.

2. RBT12 e folha dos últimos 12 meses atualizados

A base de toda simulação é a receita bruta tributária dos últimos 12 meses (RBT12) e a folha de pagamento do mesmo período. Sem esses dados corretos, a simulação erra, e a recomendação ao cliente vira uma adivinhação.

Confira: o RBT12 que você usa reflete a realidade de janeiro a dezembro de 2025? A folha está completa, sem lacunas? Se há empresa com receita muito alta ou muito baixa neste semestre (sazonalidade, férias coletivas, contratação nova), registre. Essas premissas entram no documento ao cliente.

3. Clientes B2B identificados e listados

Dentro do grupo B2B, separe quem vende para empresas no regime regular (esses ganham com o híbrido) e quem vende para outras empresas do Simples (crédito de IBS/CBS é irrelevante). A diferença muda a recomendação.

Uma planilha simples serve: cliente, receita, perfil de venda, alíquota atual no Simples (Anexo I a V), quem é o comprador principal. Essa lista é o coração do mapeamento. Sem ela, você toma decisão de oitiva.

4. Simulação nas duas janelas (2027-2028 e 2029-2033)

A Reforma não é um regime; é uma transição com duas fases. O híbrido que ganha em 2027 pode perder em 2029 porque as alíquotas mudam. Simular só a primeira janela engana o cliente.

Use a Calculadora Simples Nacional ou sua ferramenta: rode cada cliente nos dois períodos, compare Simples puro versus híbrido, e identifique: quem ganha nos dois períodos (decisão clara), quem ganha em 2027 mas perde em 2029 (cuidado, precisa de aceite informado), e quem perde nos dois (fica no Simples puro).

Anotar as premissas: alíquota de referência usada (provisória em 27,91%), reduções aplicadas, impacto da folha e do Fator R.

5. Documento de recomendação pronto (uma página por cliente)

Não envie planilha bruta. Prepare um documento resumido: nome do cliente, premissas (RBT12, folha, Anexo, alíquota), os dois cenários lado a lado, a recomendação do contador (Simples puro ou híbrido), o que muda na rotina (nada muito diferente, apenas IBS/CBS ficam por fora), a data de revisão e o espaço para aceite.

Com a marca do seu escritório. Isso fecha a conversa com profissionalismo e deixa claro o argumento da decisão.

6. Aceite do cliente registrado por escrito

Quando o cliente concorda com a recomendação, peça confirmação por escrito: um e-mail respondendo “Autorizo a opção pelo regime híbrido” ou “Prefiro manter-me no Simples puro” é suficiente. Guarde esse aceite. Se a decisão der errado e o cliente questionar depois, você tem a assinatura.

Não opte no Portal sem esse aceite. A responsabilidade é sua, e a prova de que o cliente foi consultado é essencial.

7. Procuração digital ou acesso gov.br prata/ouro pronto

Para optar no Portal do Simples Nacional, você precisa de autenticação de nível prata ou ouro (gov.br) ou certificado digital. Se for procurador do cliente, precisará de procuração digital registrada no sistema.

Não deixe para a última hora. Confirme: você tem acesso gov.br prata/ouro? Tem procuração de todos os clientes que vai representar? Se não tem, comece a providenciar hoje. O Portal não espera.

8. Opção feita no Portal do Simples Nacional

Menu “Opção pelo regime regular de IBS e CBS”, preencha os dados da empresa, confirme o período (1º semestre de 2027 para opções de setembro), e envie. A operação é simples, mas exige atenção: uma informação errada e a opção não sai.

Dica: faça um cliente de teste antes se esta é sua primeira vez no fluxo.

9. Comprovante da opção guardado e organizado

Logo após a confirmação, o Portal gera um comprovante (PDF ou número de protocolo). Baixe, salve com nome claro (exemplo: “2026-09-30-Cliente-XYZ-Opção-Híbrido”) e organize numa pasta do seu sistema.

Por quê? Se houver divergência depois (a Receita questiona, o cliente duvida, você precisa comprovar que optou), o comprovante é sua defesa. Também é prova de que a operação saiu do Portal mesmo.

10. Data de revisão agendada (30 de novembro e março de 2027)

A opção de setembro pode ser cancelada até 30 de novembro de 2026. Se você optar e depois descobrir que a conta piorou (alíquota subiu, algum dado estava errado), ainda dá tempo de voltar atrás.

Agende uma revisão para 25 de novembro: há alguma novidade na Reforma? A alíquota mudou? O cliente está arrependido? Se sim, cancele a opção ainda em tempo. Quem não optar em setembro pode tentar de novo em março de 2027, com efeito a partir de julho.

Ordem prática para os últimos dias

Se você tem 5 dias e 50 clientes do Simples, prioridade é assim: 1º, B2B que vende para regime regular (ganham com híbrido) 2º, misto (precisa simular para decidir) 3º, B2C puro (provavelmente fica no Simples puro, rápido de fechar). Deixe o MEI e nanoempreendedor para o final; a maioria não opta.

E se o cliente não responde? Não force. Avise por escrito que, se não houver resposta até 29 de setembro, você assume a recomendação técnica e opta no regime mais vantajoso. Se mesmo assim não houver retorno, deixe como está (no Simples por dentro) e documente que você ofereceu a análise.

Uma coisa não substitui a outra

Este checklist é para não deixar escapar detalhe entre a decisão e a opção de fato no Portal. Mas a decisão em si (se o cliente ganha mais no Simples puro ou no híbrido) depende de cada cliente, e depende de você. Não há fórmula mágica que funcione para todos; há dados, simulação e responsabilidade técnica.

Se você tem dúvida, não deixa o cliente também ficar em dúvida. Mande para revisão, peça segunda opinião, ou apresente os dois cenários e deixe que o cliente escolha com informação.

👉 Fale com a MARJUHH se precisar de orientação antes do prazo final.

Se você é contador

Se você gerencia carteira inteira do Simples, este checklist é o seu roteiro até 30 de setembro. Se você precisa fazer essa comparação para dezenas de clientes sem a planilha quebrar, com premissas consistentes e entregável profissional, a Calculadora Simples Nacional foi exatamente pensada para isso. Ela compara Simples puro e regime híbrido cliente a cliente, nas duas janelas da transição, e gera um resumo de uma página pronto para você apresentar com a marca do seu escritório.

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